belajar microsoft exsel

MICROSOFT EXCEL

           

Salah satu fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Office adalah Excel. Aplikasi ini berfungsi untuk membantu dalam pengolahan database yang banyak menggunakan penghitungan. Sebagai dasar untuk menggunakan aplikasi Excel akan dibahas beberapa fungsi dasar dari aplikasi Excel.

1. Mengenal Tampilan Excel

Klik start, pilih Excel. Bila Excel tidak muncul pada menu start cari pada icon Microsoft Office lalu pilih Microsoft Office Excel 2007.

         Tool Bar       Menu Bar

Work Sheet                                                                                                 Scrool bar              

Gambar Tampilan Excel

Pada Excel ini ada beberapa komponen standart yang sering digunakan, diantaranya adalah Menu bar, Tool bar, Work Sheet, Baris yang terletak disamping nomor, dan Kolom yang terletak dibawah huruf.

1.1. Menu bar

Yaitu menu-menu yang bisa digunakan  oleh Excel, pada menu ini terdapat    pilihan-pilihan diantaranya adalah menu untuk menyimpan file.

     1.2. Tool bar

Yaitu tombol-tombol yang bisa di klik, Tool bar ini merupakan cara cepat untuk menggunakan fasilitas yang disediakan oleh Excel selain dari Menu bar.

     1.3. Work Sheet

   Yaitu halaman kerja pada Excel yang kita gunakan, standar Work sheet pada saat Excel baru dibuka adalah 3 Sheet.

     1.4. Baris dan Kolom                                                                                 

            Baris dan Kolom adalah tempat dimana database akan dibuat, baris pada Exce berjumlah 65536 baris, sedangkan jumlah kolom 256 kolom.

2. Cara Menyimpan Data

Untuk menyimpan data pada Excel klik tombol Office Button pada menu bar, Save as untuk pertama kalinya Menyimpan dan memilih format penyimpan apakah akan menggunakan format defaultnya atau akan merubahnya formatnya, jika file yang dibuka sudah pernah disimpan pilih save atau pilih save dengan gambar icon media penyimpanan Disket.

Gambar Cara Menyimpan Data

3. Menambah Dan Menghapus Kolom Atau Baris

            Untuk menambah kolom atau baris klik Home pada Menu bar, kemudian klik Insert - Insert Cell, pilih Entire Row untuk menambah baris dan Entire Column untuk menambah kolom. Sedangkan untuk menghapus kolom klik Delete pada menu Home dan ikuti langkah selanjutnya seperti menambah Cell

Gambar Cara Menambah dan Menghapus Cell

4. Fungsi-fungsi Pada Microsoft Excel

    4.1. Fungsi SUM

            Sum berfungsi untuk menjumlahkan semua angka dalam beberapa baris atau  kolom. Format penulisan Fungsi SUM dalam Excel adalah: =sum(kolom dan baris awal:kolom dan baris akhir). Contohnya =Sum(A1:A7) maksudnya adalah semua angka dari kolom A baris 1 s/d kolom A baris 7 akan di jumlahkan.

    4.2. Fungsi AVERAGE

            Average berfungsi untuk mengambil nilai rata-rata. Format penulisan fungsi Average adalah: =Average(kolom dan baris awal:kolom dan baris akhir). Contohnya: =Average(A1:A7) maksudnya adalah nilai dari kolom A baris 1 s/d kolom A baris 7 akan di cari nilai rata-ratanya 

    4.3. Fungsi COUNT

            Count berfungsi untuk mengambil jumlah data dalam beberapa baris atau kolom. Format penulisan fungsi Count adalah: =Count(kolom dan baris awal:kolom dan baris akhir). Contohnya: =Count(A1:A7) maksudnya adalah nilai dari kolom A baris 1 s/d kolom A baris 7 akan dihitung jumlah datanya.

    4.4. Fungsi LEFT

            Left berfungsi untuk mengambil data bagian kiri dari suatu cel. Format penulisannya adalah: =Left(baris dan kolom;jumlah nilai yang diambil) Contoh: =Left(A1;3) maksudnya adalah data pada kolom A baris 1, 3 angka atau huruf sebelah kiri akan ditampilkan.

    4.5. Fungsi RIGHT

             Right berfungsi untuk mengambil data bagian kanan dari suatu cel. Format penulisannya adalah: =Right(baris dan kolom;jumlah nilai yang diambil). Contohnya: =Right(A1;3) maksudnya adalah data pada kolom A baris 1, 3 angka atau huruf sebelah kanan akan ditampilkan.

    4.6. Fungsi MID

             Mid berfungsi untuk mengambil data pada bagian tengah dari suatu cel. Format penulisannya adalah: =Mid(A1;3;2) maksudnya adalah data pada kolom A baris 1, 3 angka atau huruf sebelah kanan sebanyak 2 karakter akan ditampilkan.

    4.7. Fungsi IF

             If berfungsi untuk memberikan pernyataan terhadap cel. Format penulisannya adalah: =If(kolom dan baris=nilai kolom;pernyataan benar;pernyataan salah).

    4.8. Fungsi AND

             AND berfungsi untuk membandingkan dua nilai, jika kedua nilai benar maka pernyataan benar, jika salah satu nilai salah maka pernyataan salah. Contoh: =And(A1=1;A2=2).

    4.9. Fungsi OR

             OR berfungsi untuk membandingkan dua nilai, jika salah satu nilai bernilai benar maka pernyataan benar, jika semua nilai bernilai salah maka pernyataan salah. Contoh: =Or(A1=1;A2=2)

    4.10. Fungsi ROUND

             Round berfungsi untuk membulatkan nilai pecahan. Contoh: =Round(cel yang akan dibulatkan nilainya).

    4.11. Fungsi VLOOKUP

             Vlookup berfungsi untuk mengambil suatu nilai pada Sheet atau halaman lain (tabel bantu) secara Vertikal atau mengambil data pada baris cell. Contoh: =Vlookup(cel;range cel yang akan diambil nilainya;baris yang diambil dari tabel bantu;false)

    4.12. Fungsi HLOOKUP

             Hlookup berfungsi untuk mengambil suatu nilai pada sheet atau halaman lain (tabel bantu) secara Horizontal atau mengambil data pada kololm cell. Contoh: =Hlookup(cel;range cel yang akan diambil nilainya;kolom yang diambil dari tabel bantu;false).

    4.13. Fungsi Rumus

 Rumus merupakan instruksi metematika yang di masukkan ke suatu cell pada   lembar kerja. Rumus akan membawa instruksi untuk melakukan proses perhitungan tertentu.

Tombol	Nama Tombol	Keterangan Fungsi
+	Tanda plus	Penjumlahan
-	Tanda minus	Pengurangan
*	Tanda asterisk	Perkalian
/	Tanda solidus atau slash	Pembagian
^	Tanda circumflex accent	Perpangkatan

Tabel Instruksi Matematika

Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan operator sebagai berikut:

               Proses Pertama           ^

               Proses Kedua   * atau /

               Proses Ketiga  + atau –

Rumus yang diapit dengan tanda kurung () akan diproses terlebih dahulu. Menulis Rumus selalu diawali dengan lambang sama dengan (=).

5. Mengatur Page Setup

      Page Setup adalah suatu menu yang berfungsi untuk mengatur seting kertas yang akan digunakan untuk mencetak hasil kerja. Tahap-tahapnya adalah:  

  Klik  Page Layout –Page Setup

     

Gambar Cara Mengatur Pege Setup

Maka akan muncul jendela Page Setup

Gambar Jendela Page Setup

Tab Page berfungsi untuk mengatur kertas yang akan digunakan. Tab Margins berfungsi untuk mengatur jarak tulisan antara sebelah kanan, kiri, atas, dan bawah. Tab Header footer Berfungsi untuk memberikan judul atau keterangan pada bagian paling atas atau bawah pada halaman kerja sedangkan Tab Sheet untuk mengatur area khusus yang akan di print dalam satu halaman. Sedangkan untuk tombol Print berfungsi untuk langsung mencetak dan tombol Print Preview berfungsi untuk menampilkan ke layar.

6. Format Data

            Terdapat dua cara untuk mengetik data tanggal yaitu

1.      Ketik =Date(tahun,bulan,tanggal)

2.      Ketik bulan/tanggal/tahun atau bulan-tanggal-tahun

3.      Data tanggal yang diketik dengan format Bulan/Tanggal/Tahun bisa dirubah dengan tampilan tertentu dengan cara: Blok Range yang isinya akan dirubah

1.      Klik menu Format

2.      Klik Cell

3.      Klik tab Number

4.      Klik Date

5.      Pada kotak Type, Pilih format yang di inginkan

6.      Klik OK

Gambar Format Data Pada Excel

Setelah tombol Ok diklik maka format tanggal yang dipilih akan di tampilkan

7. Memindahkan Cell Pointer

Ada beberapa cara untuk memindahkan cell pointer. Pindah satu sel ke kiri, kanan, atas atau bawah

Enter

Pindah satu sel ke bawah

Home

Pindah ke kolom A pada posisi baris yang aktif

Ctrl + Home

Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif

Ctrl + End

Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan

PgUp

Pindah satu layer ke atas

PgDn

Pindah satu layer ke bawah

Alt + PgUp

Pindah satu layer ke kiri

Alt + PgDn

Pindah satu layer ke kanan

Ctrl + PgUp

Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja berikutnya

Ctrl + PgDn

Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja sebelumnya.

8. Memperbaiki Kesalahan Pengetikan

Bila ada kesalahan pengetikan data, anda dapat memperbaikinya dengan mengikuti langkah2 berikut ini :

1.    Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2. Atau klik tombol kiri maouse 2 kali pada sel yang datanya ingin diperbaiki.

2.    Selanjutnya perbaiki data yang salah tersebut dan tekan tombol Enter bila sudah selesai.

9. Menggunakan Rumus

Anda dapat memasukkan rumus yang berupa instruksi matematika ke dalam suatu sel pada lembar kerja. Operator hitung yang dapat digunakan diantaranya adalah + (penjumlahan), －(pengurangan), * (perkalian), dan ^ (perpangkatan). Contoh untuk mengisi sel E5 dapat ditempuh dengan beberapa cara.

9.1. Menulis Rumus dengan Menggunakan Angka Tetap

a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)

b. Ketik rumus “=48*3500” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.

Catatan : Penulisan rumus selalu diawali dengan lambang sama dengan (=).

9.2. Menulis Rumus dengan Referensi Sel

a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)

b. Ketik rumus “=E3*E4” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.

Catatan : Dengan menggunakan cara ini, bila data di sel E3 &(atau) E4 diubah, maka hasil di sel E5 pun akan ikut berubah.

9.3. Menulis Rumus dengan Cara Menunjuk dengan menggunakan keyboard atau mouse :

a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)

b. Ketik “=” pada kolom baris rumus

c. Pilih atau klik sel E3, lalu ketik “*”

d. Pilih atau klik sel E4 lalu tekan Enter.

10. Membuat Range atau Blok Sel

Pada saat bekerja menggunakan Excel, kita tidak hanya bekerja dalam satu sel saja. Terkadang, anda akan bekerja dalam grup/kumpulan sel. Misalnya saja bila anda ingin merubah jenis huruf beberapa kolom dan (atau) baris, ingin merubah rumus beberapa kolom dan (atau baris), copy-paste atau mendelete data beberapa kolom dan(atau) baris, dll. Dalam kondisi2 seperti ini, anda dapat menggunakan range/blok sel ini untuk memudahkan kerja anda. Range dinamakan menurut alamat sel di ujung kiri atas sampai ujung kanan bawah. Sebagai contoh, range dari sel B2 sampai E7 dituliskan sebagai range B2:E7. Range/blok sel dapat dibuat dengan beberapa cara :

Membuat Range Menggunakan Tombol Shift

a. Tempatkan penunjuk sel awal range/bagian awal sel yang ingin diblok, yaitu B2

b. Sambil menekan Shift, tekan tombol anak panah sampai sel tujuan, yaitu E7

Membuat Range Menggunakan Mouse

a. Klik sel yang merupakan sel awal range, yaitu B2. Pointer/penunjuk mouse harus barada dalam keadaan tanda plus warna putih (tunjuk ke dalam sel, bukan tepi sel).

b. Sambil tetap menekan klik kiri mouse, gerakkan mouse (drag) ke sel tujuan, yaitu sel E7.

11. Membuat Kolom atau Baris

Suatu kolom atau baris dapat disorot dengan mengklik huruf kolom atau nomor baris yang anda inginkan. Misalnya cukup klik huruf kolom B bilai ingin menyorot seluruh kolom B.

Menyorot Sederetan Kolom atau Baris

Untuk menyorot sederetan kolom (misalnya B, C, D) atau sederetan baris (misalnya 3, 4, 5) dapat dilakukan dengan mengikuti langkah berikut ini :

a. Klik di huruf kolom atau di nomor baris awal (di contoh ini adalah B atau 3)

b. Sambil tetap menekan tombol mouse kiri, geserlah (drag) pointer(penunjuk) mouse hingga menyorot seluruh baris itu (di contoh ini adalah D atau 5)

.

12. Menghapus Data

Untuk menghapus data di suatu sel atau range tertentu, pindahkan sel ke, atau buatlah range tempat yang ingin dihapus, lalu tekan tombol Delete.

13. Memasukkan Rangkaian Data dengan Fasilitas AutoFill

Untuk memasukkan data berupa angka atau teks dengan fasilitas AutoFill, dapat dilakukan dengan mengikuti langkah2 berikut ini :

1. Pilih/klik sel tempat posisi awal dari rangkaian data yang ingin anda buat. Misalnya pilih/klik sel B2.

2.  Ketik data awal yang anda inginkan. Misalnya teks “Jan” (January)

3. Pada sel berikutnya (sel dibawah/B3 atau disampingnya/C2) ketik data berikutnya yang anda inginkan. Misalnya di B3 ketik “Feb” (February)

4. Sorot/bloklah B2:B3.

5. Dalam keadaan masih tersorot, arahkan penunjuk/pointer mouse ke pojok kanan bawah sel B3 hingga tanda plus putih berubah menjadi plus hitam

6. Tekanlah tombol kiri mouse dan geser/drag posisi pointer mouse ke sel yang diinginkan misalnya B12.

14. Menggunakan Fasilitas AutoCalculate dan AutoSum

14.1. AutoCalculate

Fasilitas AutoCalculate (penghitungan otomatis) digunakan untuk melakukan penghitungan dengan cepat dan mudah dari data-data yang cukup banyak dalam suatu range tertentu. Didalam fasilitas AutoCalculate ini terdapat 6 buah perintah, yakni perintah otomatis untuk menghitung rata2 (Average), jumlah data (Count), banyak data angka (Count Nums), nilai max (Max), nilai min (Min), dan jumlah data angka (Sum). Cara menggunakannya adalah sebagai berikut :

1. Sorot range data yang akan dikalkulasi/hitung. Misal sorot range C7:C12 dari data

2. Klik tombol kanan mouse di baris status, dan pilihlah jenis kalkulasi yang anda inginkan. Misalkan pilihlah Average(A) untuk menghitung rata2 data.

3. Hasilnya akan ditampilkan di baris status.

14.2. AutoSum

Fungsi AutoCalculate diatas adalah untuk menghitung cepat data2 yang cukup banyak, tetapi tidak dapat menuliskan secara otomatis di lembar kerja anda. Khusus untuk penjumlahan (Sum), ada cara mudah lain untuk melakukannya yang sekaligus juga dapat langsung menuliskannya ke lembar kerja anda. Caranya adalah dengan menggunakan tombol toolbar AutoSum (Σ). Misalnya dalam contoh diatas, bila kita ingin menuliskan total unit, letakkan pointer mouse ke tempat yang kita inginkan (misalnya C13), lalu tekan tombol Σ di toolbar. Selanjutnya sorot range yang ingin dijumlahkan (dalam contoh ini adalah C5:C10) dan tekan Enter.

15. Mengatur Lebar Kolom Menggunakan Mouse

Arahkan pointer mouse pada batas kanan kolom yang akan diubah hingga tanda plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah. Bila ingin mengubah lebar sederet kolom, terlebih dahulu bloklah kolom yang akan diubah lebarnya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas kanan salah satu kolom tersebut. Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse geser(drag)-lah mouse hingga lebar kolom sesuai yang diinginkan.

16. Mengatur Lebar Kolom Sesuai Data Terpanjang

Arahkan pointer mouse pada batas kanan huruf kolom yang akan diubah lebarnya.

Klik dua kali pada batas kolom. Lebar kolom akan mengikuti data terpanjang yang ada pada kolom

17. Mengatur Tinggi Baris

Arahkan pointer mouse pada batas bawah baris yang akan diubah hingga tanda plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah.Bila ingin mengubah tinggi sederet baris, terlebih dahulu bloklah baris yang akan diubah tingginya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas bawah salah satu baris tersebut. Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse, geser(drag)-lah mouse hingga tinggi baris sesuai yang diinginkan.

18. Mengatur Format Tampilan Huruf

Data yang ketikkan pada lembar kerja dapat ditampilkan dengan berbagai bentuk untuk memudahkan dan membuat variasi dalam lembar kerja anda. Bentuk huruf (font), ukuran huruf (size), garis bawah (underline), warna huruf (color) dan efek khusus lainnya dapat anda tambahkan dalam data anda. Dua cara dalam melakukan format huruf dapat ditempuh melalui perintah yang ada di menu Home.

19. Format Melalui Perintah di Baris Menu

a. Sorot sel atau range yang akan anda format

     b. Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1), dan kotak dialog Format  Cells akan ditampilkan

c. Pada kotak dialog Format Cells tersebut, klik tab Font.

d. Tambahkanlah efek khusus yang diinginkan pada teks dan klik OK.

Berikut Keterangan Fungsi Format Font

Text Font

Memilih bentuk huruf (font)

Font Size

Mengubah ukuran huruf (size)

Bold

Menampilkan huruf tebal (bold)

Italic

Menampilkan huruf miring (italic)

Underline

Memberi garis bawah (underline)

Font Color

Memilih warna huruf (font color)

20. Menambahkan Garis Pembatas dan Bingkai

          Sorotlah sel atau buatlah range, tempat yang akan diberi bingkai

Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1). Lalu klik tab border. Kotak dialog akan tampil seperti di bawah ini.

Gambar Format Cell

Pada bagian Presets, pilih dan klik salah satu tombol berikut :

None, digunakan untuk menghapus garis pembatas dan bingkai •

Outline, digunakan untuk membuat bingkai disekeliling sel atau range •

Inside, digunakan untuk membuat garis pembatas didalam range •

-          Pada bagian Border, pilih dan klik garis pembatas yang diinginkan

-          Pada kotak pilihan Style, pilih jenis garis yang diinginkan

-          Pada kotak pilihan Color, pilihlah jenis warna yang diinginkan

-          Gambar di bagian border adalah preview bingkai atau garis pembatas yang telah anda set. Klik OK bila sudah selesai.

21. Menyisipkan Sel, Baris dan Kolom

Kadangkala kita perlu untuk menyisipkan baris atau kolom karena saat memasukkan atau mengetikkan data, ternyata ada data-data yang terlewat. Langkah-langkah yang dapat ditempuh adalah seperti berikut ini :

Sorotlah sel, atau buatlah range tempat sel, baris atau kolom baru akan disisipkan Pilih dan klik Home pilih Insert:

Insert Sheet Rows untuk menyisipkan baris baru

Insert Sheet Column untuk menyisipkan kolom baru

Insert Cells untuk menyisipkan sel baru

22. Menghapus Sel, Baris atau Kolom

Selain data yang terlewat, terkadang kita juga menemukan data-data yang mengalami penulisan dua kali. Untuk yang semacam ini, untuk memperbaiki penulisan data dapat ditempuh dengan menghapus sel, baris ataupun kolom. Sorot sel atau range tempat sel, baris atau kolom yang akan dihapus Klik Home pilih Delete-Delete Cell. Kotak dialog Delete akan ditampilkan

Pilih dan klik salah satu pilihan berikut ini :

Shift cells left, digunakan untuk menghapus isi sel atau range yang anda sorot dan menggantinya dengan data pada baris sama di sebelah kanannya.

Shift cells up, digunakan untuk menghapus isi sel atau range yang anda sorot dan menggantinya dengan data pada kolom sama di sebelah bawahnya •

Entire row, digunakan untuk menghapus seluruh baris pada sel atau range yang anda sorot

Entire column, digunakan untuk menghapus seluruh kolom pada sel atau range yang anda sorot